Koordinator:innen

Koordinatoren-Hub

Brückenbauer:innen, keine Einzelkämpfer:innen. Hier findet ihr Werkzeuge, Termine und Use Cases an einem Ort.

Beta-Phase — wir entwickeln den Hub gemeinsam mit euch weiter.

Deine fünf Rollen als Koordinator:in

Klick zeigt Details

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Nächster Hub-Termin halber Tag · einmalig

September-Workshop

Hier gestalten wir das Hub gemeinsam aus. Eure Punkte aus dem Kickoff fliessen direkt ein — und ihr habt ein direktes Sprachrohr in die Verwaltungsleitung.

Termin folgt diese Woche · Einladung kommt per Mail

construction

KI-Werkbank

Vorlagen, Checklisten & Anleitungen für den Koordinatoren-Alltag

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Was findest du hier?

Deine zentrale Materialsammlung: geprüfte Vorlagen, Checklisten und Anleitungen, die du direkt kopieren und für deine Abteilung anpassen kannst. Alle Materialien liegen auf SharePoint und werden laufend ergänzt — niemand erfindet das Rad neu.

Wann brauchst du was?

Du planst ein Abteilungsmeeting mit KI-Thema → Vorlagen (Meetup-Agenda + Folien)
Jemand fragt «Darf ich das in die KI eingeben?» → Checklisten (KI-Ampel-Quickcheck)
Du dokumentierst einen Use Case für das Portfolio → Vorlagen (Use-Case-Steckbrief, 5 Felder)
Du brauchst einen guten Prompt für eine konkrete Aufgabe → Prompt-Bibliothek (sortiert nach Use Case)
Eine neue Person soll KI nutzen lernen → Anleitungen & How-Tos (Onboarding-Checkliste)

So gehst du vor: Klick auf eine Card → öffnet den entsprechenden SharePoint-Ordner → Material runterladen oder als Vorlage kopieren → an deine Situation anpassen.

Die vier Bereiche

Anleitungen & How-Tos

Schritt-für-Schritt-Guides: bei Varios einloggen, KI-Ampel im Detail, Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeitende, häufige Stolperfallen vermeiden.

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Vorlagen

Use-Case-Steckbrief (in 10 Min ausfüllbar), Meetup-Agenda für 1 h Peer-Forum, Protokoll-Template für Lerngruppen, Workshop-Folien zum Anpassen.

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Checklisten

KI-Ampel-Schnellcheck (grün/gelb/rot in 30 Sek), Anonymisierungs-Schritte für Texte, Qualitätscheck für KI-Outputs (5 Fragen, immer dieselben).

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Prompt-Bibliothek

Getestete Prompts nach Use Case sortiert: Protokolle, E-Mails, Stelleninserate, Recherche. Jeder Prompt mit Anwendungsbeispiel und Tipps zur Anpassung.

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groups

KI-Netzwerk

Meetup-Termine, Tipps & Impulse von Selina

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Was findest du hier?

Euer gemeinsamer Lernraum als Koordinator:innen — Termine für den Austausch, kuratierte Mikro-Tipps von Selina, und der Teams-Kanal für Fragen zwischen den Treffen. Kein Einzelkämpfertum: der Hub lebt vom gemeinsamen Lernen und Teilen.

Wann nutzt du was?

Du willst wissen, wann das nächste Hub-Treffen ist → Eure Termine (links)
Du suchst kurze, praxisnahe Inputs zwischen den Treffen → Tipps & Impulse (rechts, mit Daumen-Feedback)
Du hast eine schnelle Frage oder willst dich mit Koordinator:innen austauschen → Teams-Support-Kanal (Button unten)
Du willst Erfahrungen austauschen und voneinander lernen → Peer-Forum ab Oktober

Was passiert bei den Meetups?

Kein Frontalunterricht — ihr tauscht euch aus: was hat funktioniert, wo gab's Stolpersteine, welche Use Cases entstehen in euren Abteilungen? Selina moderiert, aber das Gespräch tragt ihr. Niemand «muss» etwas vorbereiten — kommt mit dem, was euch gerade beschäftigt.

Eure Termine

Bis zu den Sommerferien: nur eure eigene Lernreise. Hub-Termine starten erst im September.

SEP

2026

Koordinatoren-Workshop

Halber Tag · Termin folgt diese Woche

Hub-Aufbau gemeinsam · Sprachrohr in die VL

Einladung kommt per Mail

OKT

Monatliches Peer-Forum

Ab Oktober 2026 · ~1 h pro Termin · Teams

Erfahrungen, Fragen, Workarounds — niedrigschwellig

JUN

2026

Kick-off Welle 1

2. + 8. Juni · ihr seid als Teilnehmende dabei

Kein Koordinatoren-Aufwand — eure Lernreise.

Support-Kanal auf Teams öffnen

Tipps & Impulse

von Selina Pfyffer

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KI-Portfolio

Use-Case-Übersicht aller Abteilungen — Status & nächste Schritte

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Was findest du hier?

Eine zentrale Übersicht aller KI-Use-Cases — was wird wo entwickelt, welche Tools sind im Einsatz, wer ist verantwortlich. So vermeiden wir, dass mehrere Abteilungen parallel dieselbe Lösung bauen, und alle sehen, woran gearbeitet wird.

Was ist ein Use Case? Eine konkrete Aufgabe, bei der KI hilft — z.B. «E-Mails zusammenfassen», «Protokolle verschriftlichen», «Stelleninserate generieren». Jeder Use Case hat eine Beschreibung, Verantwortliche und einen Status.

Wann nutzt du das Portfolio?

Du hast eine KI-Idee und willst prüfen, ob's das schon gibt → Tabelle durchsuchen
Du willst wissen, was andere Abteilungen einsetzen → Status-Spalten lesen (siehe Legende unten)
Du willst einen neuen Use Case einreichen → «Neuer Use Case»-Card (ganz unten in dieser Sektion)
Du suchst Inspiration oder eine:n Verantwortliche:n → Querlesen + Kontakt aufnehmen

So liest du die Status-Spalte

✅ Aktiv im Einsatz

🧪 Pilot wird getestet

🔧 Entwicklung in Umsetzung

💡 Idee vorgeschlagen

⏸ Pausiert aktuell ruhend

Demobereich · die hier sichtbaren Use Cases sind Beispiele

Ab September befüllen wir das Portfolio gemeinsam mit echten Use Cases aus euren Abteilungen. Bis dahin zeigt die Tabelle, wie das Portfolio einmal aussehen wird.

Use Cases total

Aktiv

In Pilotierung

Idee / Entwicklung

UC-ID	Use Case	Abteilung	Verantwortliche	Status
UC-001	E-Mail-Zusammenfassung	Finanzen	Anna Meier	✅ Aktiv
UC-002	Protokoll-Assistent	Bildung	Thomas Koch	🧪 Pilotierung
UC-003	Bürgeranfragen-Kategorisierung	Präsidiales	Sara Huber	🔧 In Entwicklung
UC-004	Stelleninserat-Generator	Sicherheit	Lukas Bauer	💡 Idee
UC-005	Datenschutz-Risikoanalyse	IT	Roger Tanner	⏸ Pausiert

Portfolio in Excel öffnen, bearbeiten und neue Use Cases eintragen.

Vollständiges Portfolio öffnen

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Neuen Use Case einreichen

Hast du eine KI-Idee aus deiner Abteilung? Trag sie direkt ins Portfolio ein.

Portfolio öffnen arrow_forward

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Abteilungs-Workshops

3h-Workshops direkt in deiner Abteilung — praxisnah & abteilungsspezifisch

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Was ist das?

Ein 3-stündiger KI-Einsteiger-Workshop direkt in deiner Abteilung — massgeschneidert für eure konkreten Aufgaben und Arbeitsabläufe. Du als Koordinator:in initiierst und moderierst, Selina bereitet dich vor und liefert die Inhalte zu. Ziel: alle in deiner Abteilung kommen mit KI in Berührung, auf Augenhöhe, ohne Druck.

Wann macht der Workshop für deine Abteilung Sinn?

Beim Start: Wenn deine Abteilung neu bei KI ist und einen niedrigschwelligen Einstieg braucht — kein Vorwissen nötig.
Nach Welle 1: Um das Gelernte gemeinsam zu vertiefen und in eure Arbeit zu übersetzen.
Bei konkretem Bedarf: Wenn ihr ein spezifisches Thema vertieft angehen wollt (z.B. «KI für Protokolle» oder «Prompts für unsere wiederkehrenden Aufgaben»).

So läuft die Anmeldung in 4 Schritten

1
Mit Abteilungsleitung absprechen — passt der Workshop ins Quartalsprogramm, gibt es einen guten Zeitslot?
2
Termin vorschlagen — über die «Workshop anmelden»-Card unten oder direkt per Mail an Selina.
3
Vorbereitungsgespräch (~30 Min) — Selina lernt eure Abteilungsrealität kennen und stimmt die Inhalte ab.
4
Du moderierst, Selina liefert die Inhalte zu — du bist Gastgeber:in, sie ist Co-Pilotin.

Was erwartet dich

3 Stunden

Kompakter Workshop-Block — ideal im Rahmen eines bestehenden Teamhalbtags oder separat.

Abteilungsspezifisch

Inhalte und Beispiele werden auf eure Aufgaben, Tools und Arbeitsrealität abgestimmt.

Workshop-Ablauf (3h)